Anwenderfreundlich
Formularerstellung ohne Programmierkenntnisse
Die Formularerstellung mit dem aforms designer ist einfach und benutzerfreundlich. Formularelemente können übersichtlich erstellt und angeordnet werden. Validierungen, Berechnungen, dynamisches Verhalten und Schnittstellen zu Drittsystemen können mit mehr als 80 Logik-Bausteinen (Extendern) dem Formular hinzugefügt werden.
Für die Gestaltung von AFS-Formularen sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Alle Funktionen können mittels Konfiguration umgesetzt werden.
Einen Eindruck des Funktionsumfangs der AFS-Produktsuite erhalten Sie in der am Ende anliegenden Liste der parametrierbaren Extender.
Validierung – Fehler, Warnungen, Info und Erfolg
Die eingegebenen Formulardaten werden serverseitig überprüft. Zur Validierung können sowohl Eingabepflicht, einfache Feldwertkontrollen als auch komplexe Abhängigkeits- und Backend-Prüfungen definiert werden.
Die Eingabepflicht kann statisch und dynamisch (in Abhängigkeit von Benutzereingaben) festgelegt werden. Für Blöcke stehen zusätzlich Eingabemuster, wie „Ganz oder gar nicht“ oder „Eingabepflicht mit freier Auswahl“, zur Verfügung.
Neben spezifischen Feldwertprüfungen, wie IBAN/BIC und Sozialversicherungsnummer, können die Benutzereingaben gegen Zielwerte und Wertebereiche geprüft werden. Die Formatierung wird mit Standardformaten und Regular Expressions vorgegeben. Fachspezifische Formatierungen und Prüfungen können mit kundenspezifischen Erweiterungen umgesetzt werden.
Auch bereits bestehende Prüf- und Businesslogik von Fachapplikationen kann in AFS-Formularen mittels Webservices einfach eingebunden werden. Durch die Integration von Formular und nachgelagertem Fachsystem entfällt die Duplizierung von Prüf-Code.
Für Validierungsfehler bietet AFS zwei unterschiedliche Fehlerzustände. Neben der klassischen „Falschen Eingabe“, die korrigiert werden muss, bevor ein weiteres Ausfüllen des Formulars möglich ist, gibt es auch den Zustand „Warnung“. Hier wird auf eine „Nicht plausible Eingabe“ nur einmal hingewiesen und bei erneuter Bestätigung durch „Weiter“ als Feldwert akzeptiert.
Neben Fehlern und Warnungen stehen auch Informations- und Erfolgsmeldungen für Rückmeldungen an den Anwender bzw. die Anwenderin zur Verfügung.
Fehler und nicht plausible Eingaben können am Seitenanfang sowie direkt beim Feld angezeigt werden. AFS bietet für alle Fehler- und Warnungszustände automatische Texte, die mit spezifischen Hinweistexten ergänzt oder überschrieben werden können.
Die Konfiguration von Validierungen, Fehlern und Warnungen erfolgt mit Hilfe von „parametrierbaren“ Extendern. Diese werden in „Formulardynamik & -logik“ beschrieben.
Besondere Validierung & Warnungen
Google ReCaptcha, das zurzeit meist genutzte CAPTCHA des Internets, kann in AFS-Formularen verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen Sicherheitsmechanismus, der dazu verwendet wird, vollautomatisiert zu unterscheiden, ob ein Mensch oder eine Maschine Eingaben tätigt.
Die Gefahr eines Sitzungsabbruchs durch Timeout bei zu langer Inaktivität des Anwenders bzw. der Anwenderin wird zuvor als Warnmeldung angezeigt. Allgemein können AFS-Sitzungen so konfiguriert werden, dass sie aktiv bleiben, wenn das Browserfenster noch geöffnet ist. Im Fall eines E-Payment Vorganges kann die Sitzung bis zum Eingang der Zahlungsbestätigung verlängert werden.
Formularnavigation & Fortschrittsanzeige
AFS-Formularen können eine Navigationsleiste und Fortschrittsanzeige zugeschaltet werden. Damit ist es möglich, eine oder mehrere Formularseiten zu einem logischen Schritt zusammenzufassen. Die Leiste dient auch dem Aufrufen von bestimmten Seiten im Formular (Seiten-Navigation).
Die Formularnavigation kann individuell je Formular aktiviert und konfiguriert werden. Das Aussehen und die Positionierung der Fortschrittsanzeige lassen sich durch CSS individuell gestalten. Die Anzeige steht sowohl in der Desktop- als auch in der Formularansicht für mobile Geräte zur Verfügung. Für letztere wird die Anzeige auf das Minimum reduziert. Bei einer Zwischenspeicherung der Formulareingaben durch den User bzw. die Userin wird auch der Navigationsfortschritt im Formular mitgespeichert.
Hilfetexte intern & extern
Durch das Angebot von Online-Hilfen auf Feld-, Block- und Formularebene können AFS-Formulare benutzerfreundlich gestaltet werden. Als Quelle für Hilfetexte können sowohl manuell erfasste Texte als auch eigens gestaltete Hilfeseiten oder Links auf Content Management Systeme eingebettet werden.
Beilagen-Management
AFS-Formulare können Felder zur Anlage von Beilagen (Attachments) enthalten. Die hochgeladenen Dateien sind in Bezug auf Grösse, Dateiendungen und MIME-Typen einschränkbar. Die Datei-Typenprüfung kann browserunabhängig in AFS erfolgen. Damit kann ein „Vorspielen“ eines Dateityps durch Verwendung der falschen Dateiendung verhindert werden.
PDF- und Bildformate können direkt nach dem Hochladen im Formular angezeigt werden, andere Formate werden als Link zur Ansicht bereitgestellt. Die hochgeladenen Dateien können zur besseren Identifikation automatisch umbenannt werden. Dadurch lassen sich Dateinamen z. B. durch Benutzereingaben erweitern. Neben der Grösse einer einzigen Datei lässt sich mit AFS auch die Grösse aller Beilagen beschränken.
Bei PDF-Beilagen kann zusätzlich die Anzahl der Seiten ermittelt und geprüft werden, ob ein Passwortschutz der Datei vorliegt. Elektronische Signaturen der Anlagen können geprüft werden. Mit einem hinterlegten Schutzprogramm wird auch eine Virenprüfung durchgeführt und der Dateiname gegen einen regulären Ausdruck geprüft.
(Zwischen-) Speichern von Formulardaten
Die eingegebenen Antragsdaten können gespeichert werden. Dies erfolgt entweder am Gerät der Benutzer:innen (lokal) oder, wenn das Formular in einem Portalkontext eingebettet ist, serverseitig. Die Antragsdaten können vor dem Speichern mit einem persönlichen Passwort verschlüsselt werden.
Die lokale Datenspeicherung erfolgt in einer HTML-Datei. Diese kann per Doppelklick wieder geöffnet wer-den. Damit wird das Formular, mit den gespeicherten Antragsdaten und Beilagen, aus der Speicherung befüllt und angezeigt. Nach dem Laden der Formular-Daten, wird die zuletzt verwendete Eingabe-Seite angezeigt.
Die serverseitige Zwischenspeicherung erfolgt in der aforms inbox mit den Schnittstellen des Moduls aforms portalAPI.
Folgeformular
Bei der Bestätigung des Antragseingangs (Abschlussseite) kann der aforms server weitere Formulare anbieten. Diese Folgeformulare können zur Erfassung der Kundenzufriedenheit oder zum Angebot weiterer sachverwandter Services verwendet werden.
Folgeformulare können die bereits erfassten Daten des vorher gesendeten Antrags enthalten und mit der Eingangsnummer einen direkten Zusammenhang zu diesem herstellen.