Um die Kooperation zwischen verschiedenen Gemeinden zu verbessern und Abläufe zu optimieren, hat sich Informatik Schaffhausen (ITSH) - ehem. KSD, für die Verwendung der Multi-Parteien-Funktion von aforms2web entschieden. Diese Funktion erlaubt es, generelle Formulare mit individuellen Inhalten für die beteiligten Stellen anzufertigen und effektiv einzusetzen. So kann ein Formularlayout einmal erstellt und dann an unterschiedliche Parteien (Mandanten) weitergegeben werden. Die ITSH hat dieses Feature für seine Gemeinden verwendet, wobei jeder Gemeinde spezifische Inhalte zur Verfügung stehen.
Die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen ist ein bedeutender Schritt in Richtung effizienterer und kundenorientierter Serviceleistungen. ITSH - Das IT-Unternehmen vom Kanton Schaffhausen hat sich für die Zusammenarbeit mit aforms2web entschieden, um dieses Ziel zu erreichen. Ein besonders effizientes Feature von AFS (AFORMSOLUTION) ist das Multi-Parteien-Management, welches es verschiedenen Gemeinden ermöglicht, auf dasselbe Formular zuzugreifen, ohne dass das Layout für jede Gemeinde einzeln erstellt werden muss. Die Gestaltung des gemeindespezifischen Formulars erfolgt mittels CSS oder einem auf dem Formularserver hinterlegten Layout der jeweiligen Gemeinde. Elemente wie Gemeindelogos, Briefkopf und Corporate Identity werden zentral in einer Datenbank gespeichert und je nach Gemeinde abgerufen.
Die Gemeinden Gächlingen, Hallau, Hemishofen, Neunkirch, Schleitheim, Siblingen und Wilchingen haben bereits von dieser Funktion profitiert. Die von diesen Gemeinden angebotenen Dienstleistungen umfassen Bestellungen von Einzahlungsscheinen, Heimatausweisen, Wohnsitzbescheinigungen, Hundeanmeldungen, Vermietungen von Festbankgarnituren und Parkplätzen sowie Bestellungen von Lebensbescheinigungen und Leumundszeugnissen.
Die Nutzung des Multi-Parteien-Features hat den Verwaltungsaufwand für die Gemeinden deutlich verringert. Ein Formularlayout, das lediglich einmal erstellt wird, kann für sämtliche Gemeinden eingesetzt werden, ohne dass weitere Anpassungen erforderlich sind. Individuelle Inhalte wie Adressdaten, Logos oder voreingestellte Werte in Feldern werden automatisch auf der jeweiligen Hierarchieebene in das Formular integriert. Dadurch spart sich die ITSH Zeit und Ressourcen, welche sie für andere Aufgaben einsetzen können.
Insgesamt zeigt die erfolgreiche Zusammenarbeit von ITSH und aforms2web, dass der Einsatz moderner Technologien und digitaler Lösungen in der öffentlichen Verwaltung zu einer verbesserten Effizienz und Kundenzufriedenheit führt. Die Bereitstellung gemeinsamer Formulare, die auf derselben Vorlage basieren und individuelle Inhalte für unterschiedliche Stellen enthalten, ermöglicht eine effiziente und kundenfokussierte Verwaltung, während gleichzeitig Zeit und Ressourcen eingespart werden.