inbox & relay
Webanwendung zur Antragsbearbeitung
Die aforms inbox verwaltet eingehende Anträge. Das aforms relay leitet diese an Ihre Fachsysteme weiter.
Die aforms inbox verwaltet eingehende Anträge. Sie versiegelt die Anträge mittels Eingangssignatur, informiert die zuständige Sachbearbeitung und stellt die Antragsdaten zur Verfügung.
Interne Formulare zur Antragsbearbeitung (siehe Erledigungsformulare) können aus dem APF aufgerufen und die Bearbeitungsdaten den Anträgen zugeordnet werden (siehe Metadaten zu Anträgen).
Auch Rückfragen zu Anträgen können mit der aforms inbox gestellt werden. Die Fragen/Antworten werden zum Antrag zugeordnet (siehe Kommunikationsformulare).
Programme anderer Hersteller können mittels den von der aforms inbox angebotenen Webservices auf Anträge zugreifen und diese übernehmen. Die aforms inbox protokolliert alle Zugriffe auf Anträge. Zusätzlich bietet sie die Möglichkeit, automatische Erledigungen mittels eigener Regeln zu definieren. So können Anträge z.B. automatisiert erledigt werden.
Zur Verwaltung der eingegangenen Anträge bietet die aforms inbox eine erweiterte Suche. Die aforms inbox bietet eine mehrschichtige Benutzerverwaltung. Die Authentifizierung erfolgt wahlweise mit Benutzername/Passwort, Portalverbund oder Windows-Authentication mit Zugriff auf Active Directory und LDAP.
Folgende Grafik zeigt die wesentlichen Benutzerrollen und Funktionselemente des APF:
Benutzer:innen können unterschiedliche Postfächer eingerichtet und zugeordnet werden. Eingehende Anträge werden entsprechend Verteilungsregeln in diese Postfächer übertragen. Die aforms inbox ermöglicht so eine saubere Trennung zwischen verschiedenen Bereichen der Organisation (Bereichsabgrenzung). Auch Anwendungen anderer Hersteller können Daten aus Postfächern abholen.
Mit der aforms inbox können auch einfache formulargetriebene Workflows eingerichtet werden. Hierfür stehen Erledigungs- und Kommunikationsformulare zur Verfügung.
Im Zusammenspiel mit Portalen und Rahmenanwendungen erlaubt die aforms inbox das Zwischenspeichern von Anträgen. Der Benutzer bzw. die Benutzerin kann solche Anträge serverseitig über die Rahmenanwendung erneut öffnen, bearbeiten und absenden.
Erledigungsformulare
Nicht jeder Prozess rechtfertigt das Erstellen einer eigenen Fachanwendung. Wenn die Antragszahlen zu gering sind oder die fachlichen Anforderungen oft angepasst werden, lohnt sich die Investition in individuell programmierte Fach-Software nicht.
Eine Alternative stellen Formulare für die interne Bearbeitung von Anträgen dar. Diese so genannten Erledigungsformulare (ERF) können für jeden Antrag konfiguriert werden. Der Aufruf erfolgt in der aforms inbox mit dem Button „Erledigen“. ERFs zeigen die Antragsdaten komprimiert und unveränderbar an und erfassen die Bearbeitungsdaten (z. B. Entscheidungen) der Sachbearbeitung in zusätzlichen Eingabeelementen. Mit Hilfe von Metadaten können ERFs die Eingaben speichern (siehe Metadaten zu Anträgen).
Ein typischer Anwendungsfall von ERFs ist das Generieren von Erledigungsdokumenten (z. B. Bescheiden) aus Vorlagen. Diese werden mit Antragsdaten befüllt der Sachbearbeitung bereitgestellt. Zum Schutz vor Missbrauch von Erledigungsformularen kann der Aufruf eingeschränkt werden.
Kommunikationsformulare
Mit Kommunikationsformularen ist es möglich, zu jeder Antragsart ein strukturiertes Rückfrageformular zu definieren. Die Rückfrage wird von der Sachbearbeitung aus der aforms inbox angestossen. Kund:innen erhalten per E-Mail eine Aufforderung das verlinkte Rückfrageformular zu öffnen. Im Formular werden die von der Sachbearbeitung eingegebenen Rückfragen bzw. Nachforderungen angezeigt. Die Antworten und Uploads des Antragstellers bzw. der Antragstellerin werden über eine gesicherte Verbindung erfasst. Fragen und Antworten werden zum jeweiligen Antrag gespeichert.
Metadaten zu Anträgen
Im Zusammenspiel von aforms server, aforms inbox, Portalen und Webanwendungen können bei der Bearbeitung von Anträgen zusätzliche Informationen gespeichert werden.
Diese Metadaten und der Antragsstatus mehrerer Anträge können in einem einzigen Schritt bearbeitet werden.
Antragsweiterleitung dank Relay
Die aforms inbox stellt Fachsystemen umfangreiche Webservices zur protokollierten Übernahme von Anträgen zur Verfügung. Die Nutzung dieser Schnittstellen erfordert eine entsprechende Erweiterung im Fachsystem. Ist dies nicht (wirtschaftlich) möglich, kann das aforms relay helfen.
Mit dem aforms relay können Anträge standardisiert aus der aforms inbox gelesen und an spezifische Anwendungsschnittstellen übergeben werden. Hierbei wird eine bereits vorhandene Schnittstelle des Fachsystems individuell unterstützt. Eine Anpassung des Fachsystems entfällt.
Antragsübergaben mit dem aforms relay sind fehlertolerant und werden protokolliert.
