Diese Automatisierung ermöglicht es, Formulare vorab auszufüllen, was den Benutzern nicht nur Zeit spart, sondern auch Eingabefehler signifikant reduziert. Zum verlässlichen Nachweis werden die abgesendeten Anträge zudem als PDF im Dokumentenpostfach des Kunden gespeichert. Zusätzlich ist der Status jedes Antrags jederzeit im Portal einsehbar.
Für die Umsetzung dieser Anforderungen nutzen wir eine spezielle Schnittstelle des iGovPortals, den Request Center Adapter. Die Datenübertragung differenziert sorgfältig zwischen technisch notwendigen Informationen und zusätzlichen Kundenattributen. Sicher und effizient werden die Daten mithilfe von JW-Tokens1 an die entsprechenden Formulare gesendet.
So werden wesentliche Nutzerinformationen wie UserID, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anrede und E-Mail-Adresse automatisch in die Formulare eingetragen. Diese Methode gewährleistet nicht nur effektiven Datenschutz, sondern auch eine benutzerfreundliche und fehlerfreie Dateneingabe.
Darüber hinaus ermöglicht die gesamte Systemarchitektur nicht nur die Übermittlung von technischen Daten und Benutzerattributen, sondern auch die Verwaltung von Geschäftsfällen im Backend-System. Ein Einblick in diesen Prozess wird in Abbildung 1 veranschaulicht.
Der am Portal identifizierte User, ruft eine Dienstleistung auf, welche auf einem aforms-Formular basiert. Die im Portal bekannten Personaldaten, welche im entsprechenden Formular erwartet werden, werden sicher übermittelt und dem Kunden bereits vorausgefüllt im Formular angezeigt. Der User füllt dann noch die restlichen Felder aus und sendet das Formular ab. Im Hintergrund wird ein Geschäftsfall mit Geschäftsfall-ID eröffnet, welche dem Kunden als Referenz dient, um bei Rückfragen mit der Fachabteilung in Kontakt zu treten. Ebenfalls wird der abgesendete Antrag als PDF mit einer Nachricht an das Portal-Postfach des Kunden übermittelt.
Durch das Zusammenspiel der beiden Komponenten iGovPortal.ch und AFS werden dem Kunden zusätzliche Features im Portal angeboten. Der Kunde kann sich 1x im Portal anmelden und verfügt dann über alle angebotenen Dienstleistungen, welche vorausgefüllt in Anspruch genommen werden können. Die Daten bleiben sicher im Portal und Themen wie Datenschutz sind gelöst. Der Kunde hat jederzeit die Übersicht über seine Anträge und kann zu jedem Zeitpunkt den Status dazu einsehen.
1Ein JSON Web Token (JWT) ist ein offener Standard, der eine kompakte und eigenständige Methode definiert, um Informationen sicher und verifizierbar als JSON-Objekt zwischen Parteien zu übertragen, wobei die Integrität der Daten durch digitale Signaturen gewährleistet wird. (https://jwt.io/introduction)