inbox & relay
Application web pour le traitement des demandes
L'inbox aforms gère les demandes entrantes.
aforms inbox gère les demandes entrantes. aforms relay les transmet aux systèmes spécialisés.
aforms inbox gère les demandes entrantes. Elle marque les demandes d’un sceau au moyen de la signature de réception, informe le service responsable et met les données des demandes à disposition.
Les formulaires internes pour le traitement des demandes (voir formulaires de traitement) peuvent être ouverts à partir de la BRD et les données de traitement attribuées aux demandes (voir métadonnées des demandes).
Les programmes d’autres fabricants peuvent, via les webservices mis à disposition par aforms inbox, accéder aux demandes et les reprendre. aforms inbox note tous les accès aux demandes. De plus, elle offre la possibilité de définir les traitements automatiques au moyen de propres règles. Les demandes peuvent ainsi p. ex. être traitées automatiquement.
Pour la gestion de stocks de demandes importants, aforms inbox offre une recherche avancée.
aforms inbox offre une gestion des utilisateurs à plusieurs niveaux. L'authentification s’effectue au choix avec un nom d'utilisateur/mot de passe, via le portail PVP ou via l’authentification Windows avec accès à ActiveDirectory et LDAP.
Le graphique suivant montre les principaux rôles des utilisateurs et les éléments fonctionnels de la BRD :
Des boîtes de réceptions différentes peuvent être créés et attribuées à des utilisateurs. Les demandes entrantes sont transférées dans ces boîtes de réception selon des règles de distribution. aforms inbox permet ainsi de distinguer clairement les différents services de l'organisation (délimitation des services). Les applications d’autres fabricants peuvent également collecter des données à partir des boîtes de réception.
aforms inbox permet également de mettre en place des workflow simples au moyen de formulaires. Des formulaires de traitement et de communication sont disponibles à cet effet.
En interaction avec des portails et des applications cadres, aforms inbox permet de sauvegarder temporairement des demandes. L'utilisateur ou l'utilisatrice peut ré-ouvrir, traiter et envoyer de telles demandes côté serveur via l'application cadre.
Formulaires de traitement
Tous les processus ne justifient pas la création d’une application spécialisée. Si le nombre de demandes est trop faible ou si les exigences spécifiques sont souvent adaptées, l’investissement dans un logiciel spécialisé ne se justifie pas.
Des formulaires sont une alternative pour le traitement interne des demandes. Ces formulaires de traitement (FT) peuvent être configurés pour chaque demande. L'appel se fait dans aforms inbox avec le bouton « Traiter ». Les FT affichent les données de la demande sous forme comprimée et non modifiable et saisissent les données de traitement (par exemple, prise de décisions) de l’agent dans des éléments de saisie supplémentaires. Les FT peuvent sauvegarder les saisies à l’aide de métadonnées.
Souvent, les FT sont utilisés pour générer des documents de traitement à partir de modèles (p. ex. des décisions). Ils sont pré-remplis avec les données de la demande et mis à disposition de l’agent.
Afin d'éviter une utilisation abusive des formulaires de traitement, l'appel peut être limité.
Formulaires de communication
Grâce aux formulaires de communication, il est possible de créer un formulaire de demande de précisions structuré. La demande de précisions est générée par l'agent à partir d’aforms inbox. Les clients reçoivent un e-mail lui demandant d’ouvrir le formulaire de demande de précisions. Dans ce formulaire se retrouvent les demandes de précision introduites par le service de traitement. Les réponses et téléchargement du demandeur sont saisis via une connexion sécurisée. Les questions et réponses sont enregistrées pour la demande respective.
Métadonnées des demandes
L'interaction entre aforms server, aforms inbox, les portails et les applications web permet de sauvegarder des informations supplémentaires lors du traitement des demandes. Ces métadonnées et le statut de plusieurs demandes peuvent être traités en une seule étape.
Ces métadonnées et le statut de plusieurs demandes peuvent être traités en une seule étape.
La transmission de la demande grâce au relay
aforms inbox met à disposition des systèmes spécialisés de nombreux services web servant au transfert journalisé des demandes. L'utilisation de ces interfaces nécessite une extension adéquate dans le système spécialisé. Si cela n'est pas possible (économiquement), aforms relay peut aider.
relay aforms permet de standardiser la lecture des demandes à partir d’aforms inbox et leur transfert vers des interfaces d'application spécifiques. À cet effet, une interface déjà existante du système spécialisé est utilisée. Il n'est donc pas nécessaire d'adapter le système spécialisé.
Les transferts de demandes avec aforms relay tolèrent les erreurs et sont journalisés.
La BRD met à disposition des systèmes spécialisés de nombreux services web servant au transfert journalisé des demandes. L'utilisation de ces interfaces nécessite une extension adéquate dans le système spécialisé. Si cela n'est pas possible (économiquement), le Relay de la BRD peut aider.
Avec le Relay de la BRD, les demandes peuvent être lues dans la BRD et transférées vers des interfaces d'application spécifiques. À cet effet, on utilise une interface déjà existante du système spécialisé. Il n'est donc pas nécessaire d'adapter le système spécialisé.
Les transferts de demandes avec le Relay de la BRD font preuve de tolérance face aux erreurs et sont journalisés.
