En juin 2019, aforms2web a remporté, avec le dispositif de formulaires AFORMSOLUTION, le contrat du projet « Introduction d’un dispositif de formulaires en ligne dans le canton de Lucerne ». Avec cet appel d’offre de l’OMC, le canton de Lucerne a acquis des prestations et des licences pour une durée de 4 ans avec prolongations d’option sur dix ans. Il s’est passé beaucoup de choses, au cours des 2 dernières années, qui ont suivies l’obtention du marché.
À ce jour, plus de 50 formulaires ont été mis en service et plus de 60 000 commandes ont déjà été reçues par voie électronique. L’infrastructure s’est également révélée pertinente, particulièrement durant la crise de la COVID-19. Les formulaires en ligne pour le renouvellement de la commande de certificats COVID et les demandes d’aides financières ont pu être mis en œuvre rapidement et efficacement (vous trouverez les formulaires COVID actuels ainsi qu’un bref aperçu des autres formulaires à la fin de cet article).
À l’avenir, tous les autres 600 formulaires utilisés restant seront intégrés dans AFS. L’objectif est de proposer tous les formulaires du canton de Lucerne sous une forme homogène et de les gérer avec un système de formulaire. Ceci simplifiera grandement l’entretien et la maintenance et permettra une synergie de connaissances dans le développement des formulaires.
Vous trouverez ci-après un extrait du rapport de projet de décembre 2021.
Dans le cadre du programme « canton numérique » l’infrastructure de base d’un e-Gouvernement facile d’accès pour les citoyens a été mis en place avec succès dans le canton de Lucerne.
Les formulaires en lignes sont un élément de cette infrastructure de base. Au moyen de formulaires en ligne, les citoyens et citoyennes ainsi que les entreprises peuvent communiquer rapidement, simplement et indépendamment des heures d’ouverture avec les services administratifs. Des questions, demandes ou commandes sont saisies en ligne, des justificatifs sont téléchargés et transmis aux services administratifs en toute sécurité. Pour faire face à ces exigences, le service informatique a mis en place, en coopération avec AFS, un dispositif de formulaires en ligne centralisé pour la population et les entreprises dans le canton de Lucerne.
Outre les avantages pour les usagers, AFS fait progresser la numérisation des processus administratifs de : Les requêtes et demandes transmises sont importées directement dans les applications spécialisées et traitées par les experts et expertes dans les services comme de nouveaux dossiers. La saisie manuelle devient alors obsolète.
La structure des systèmes de formulaires a été configurée selon les instructions de la NSP (Network Security Policy) cantonale qui différencie au niveau de la configuration entre les accès externes par les citoyennes et les citoyens ainsi que les entreprises et l’utilisation en interne par les services administratifs. Le dispositif a été conçu pour un fonctionnement 7/24h dans le cadre de l’infrastructure du e-Gouvernement du canton de Lucerne.
L’Enterprise Service Bus, une solution Biz Talk, existant dans le canton, est utilisé pour connecter le dispositif de formulaires aux applications spécialisés. Les interfaces sont standardisées pour pouvoir être ré-utilisées au sein des mêmes applications spécialisés. Un styleguide pour les formulaires conformément aux spécifications de la corporate identity / du corporate design a été conçu, en coopération avec aforms2web, pour une présentation homogène et forme la base systémique de tous les formulaires du canton.
Outre la mise en œuvre technique du dispositif de formulaires, la condition la plus importante à réaliser fut de faire accepter la solution par les experts dans les services administratifs. En recensant tous les processus clés avec la coopération des services administratifs et en évaluant ensuite le potentiel de numérisation ayant suivi, de nombreux candidats pilotes ont pu être identifiés. La sélection des processus a été réalisée par les services administratifs qui ont ensuite, avec le soutien de l’équipe de projet, créer les formulaires.
La conceptualisation des formulaires a été réalisée par aforms2web en itération et d’autres formulaires ont été réalisés régulièrement. Durant la phase de conceptualisation, un programme de formations a été conçu pour que le service informatique (DIIN), disposant de son propre service informatique, puisse également offrir aux services administratifs une formation de développement de formulaires sur place. Ainsi les services administratifs disposent, s’ils le souhaitent, du know-how nécessaire pour créer et entretenir eux-mêmes les formulaires en ligne.
Outre leurs fonctionnalités techniques, les formulaires en ligne du canton de Lucerne, séduisent également par leur apparence. Vous trouverez ici un petit extrait des formulaires actuels du canton de Lucerne. Les formulaires ci-dessous sont en service, ils seront toutefois ouverts en mode de test et ne peuvent pas être envoyés.