Workflows mit AFS

1. Digitalisierung mit AFS vorantreiben - Extern UND intern

AFS ist ein mächtiges Tool um intelligente Weboberflächen zur Dateneingabe (vulgo: Antragsformulare) umzusetzen.Dabei können die eingegebenen Daten validiert, die Anzeige der Eingabefelder mit Dynamiken gesteuert sowie der Ausfüllvorgang durch Vorbefüllungen und eine Vielzahl von Funktionen (z.B. Berechnungen) unterstützt werden. Abgesendete Formulare (Anträge oder Meldungen) werden in der aforms inbox (vormals AFS-Antragspostfach) gespeichert und berechtigten internen Personen zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt.

An dieser Stelle knüpfen Erledigungsformulare (ERF) an. Als ERF bezeichnen wir ein intern verwendetes Online-Formular, das für die Bearbeitung eines Antrages verwendet wird. Es kann direkt aus der aforms inbox aufgerufen und gemäß den Anforderungen des internen Bearbeitungsprozesses gestaltet werden.

Oft werden im ERF ausgewählte Antragsdaten noch einmal unveränderbar angezeigt und zusätzliche Felder für die Eingabe durch die Sachbearbeitung hinzugefügt. ERFs können auch für die Generierung von Erledigungsschreiben oder E-Mails verwendet werden. Die wesentlichste Aufgabe eines ERFs ist es, den internen Bearbeitungsworkflow zu unterstützen. Erfahren Sie mehr zum AFS-Funktionsumfang, der Ihnen hierfür zur Verfügung steht…

2. AFS Funktionsumfang überall nutzen

AFS-Formulare werden entsprechend der fachlichen Anforderungen gestaltet. Für die verschiedenen Verwendungsphasen eines AFS-Formulars, die Eingabe-, die Kontroll- und die Abschlussphase gibt es unterschiedliche Funktionsgruppen, die in nachstehender Grafik aufgeführt werden. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier.

Diese Funktionsvielfalt steht auch für die Gestaltung von ERFs zur Verfügung. Damit können interne Formular-Anwendungen geschaffen werden, welche eigens entwickelten Fachanwendung nicht nachstehen.

Zudem können für die Gestaltung und Nutzung von ERFs die bestehenden AFS-Lizenzen und das vorhandene AFS-Know-how genutzt werden. Es entsteht kein zusätzlicher Kosten- oder Schulungsbedarf.

Der wesentlichste Vorteil von ERFs ist aber deren Flexibilität. Erfahren Sie, warum Formular-Anwendungen mit AFS viel flexibler sind als programmierte Fachanwendungen…

3. Statt Programmierung viel Flexibilität

AFS-Formulare, egal ob extern oder intern, werden konfiguriert und nicht programmiert. Dies ermöglicht es, AFS-Formulare rasch umzusetzen und flexibel anzupassen oder weiterzuentwickeln. Sie benötigen keinen Softwareentwickler bzw. Softwareentwicklerin zur Digitalisierung Ihrer internen Prozesse. Ein AFS-Formulardesigner bzw. AFS-Formulardesignerin mit entsprechenden Kenntnissen (z.B. aus der Erstellung externer Formulare) genügt.

Bei der Gestaltung des AFS-Funktionsumfangs konzentrieren wir uns auf unsere Kernkompetenz: Dem Sammeln und Validieren von Daten. Andere wichtige Basisbausteine der Digitalisierung können in AFS-Formulare eingebunden werden. So erhalten Sie eine dynamische Lösungsarchitektur statt teurer Softwaremonolithen.

Wie funktionieren ERFs nun im Detail? Ein Bearbeitungsprozess generiert unterschiedliche Informationen und Ergebnisse (sogenannte Metadaten) und durchläuft verschiedene Status-Ausprägungen. Erfahren wie Metadaten mit AFS abgebildet werden…

4. Prozess-Informationen und Ergebnisse (Metadaten)

Wird ein Antrag bearbeitet, so können Metadaten wie Rückfragen, Entscheidungen, zusätzliche Beilagen oder Erledigungsdokumente entstehen. Diese Metadaten können z.B. vom ERF in der aforms inbox zum Antrag gespeichert und von anderen Anwendungen ausgelesen werden.

Damit ist es möglich zwischen Portal-Anwendung, Erledigungsformular und Drittsoftware Metadaten zum Antrag auszutauschen.

Auch der aktuelle Status eines Antrages und die sich daraus ergebenden Bearbeitungsmöglichkeiten können mit Hilfe der aforms inbox abgebildet werden…

5. Postfächer und Postfachkaskaden (Status)

In der Anwendung aforms inbox können unterschiedliche Postfächer für jeden Bearbeitungsstatus eines Antrages angelegt werden. Jedem Postfach wird das passende ERF zugeordnet, das die im jeweiligen Bearbeitungsschritt (Status) möglichen Funktionen anbietet.

Durch eine Kaskadierung der Status-Postfächer und die Zuordnung an die richtigen Bearbeiter entsteht ein Workflow.

Jeder Statusübergang erfolgt durch das Ausfüllen und Absenden eines ERF. Damit ist der Bearbeitungsschritt digital signiert und kann nachvollzogen werden.

Damit stellen Workflows mit Erledigungsformularen nicht nur eine flexible, sondern auch eine sichere Alternative zu herkömmlichen Fachanwendungen dar.

Ausprobieren: Workflows mit AFS

Sie können hier einen kurzen Workflow mit AFS, von der Antragsstellung bis zur Genehmigung selbst durchführen.

Füllen Sie unser Demoformular einen Antrags aus und genehmigen Sie diesen oder lehnen Sie ihn in der aforms inbox ab.

Video Anleitung

Selbst ausprobieren

1. Formular absenden

Füllen Sie das Demo-Formular aus und senden Sie es ab. Geben Sie im ersten Block "Anmeldende Person" eine richtige E-Mail Adresse an, wenn Sie abschließend auch eine Bestätigungsmail an diese Adresse erhalten möchten.

Zum Formular