Afin d’améliorer la coopération entre les différentes communes et d’optimiser les procédés, l’informatique de Schaffhouse (ITSH) - ancien KSD s’est décidé pour l’utilisation de la fonction multi-parties d’aforms2web. Cette fonction permet de réaliser des formulaires généraux, individualisés pour les services impliqués, et de les utiliser efficacement. Ainsi une mise en page de formulaires peut être créée une fois et ensuite transmise à différentes parties (mandants). l’ITHS a utilisé cette fonctionnalité pour ses communes sachant que des contenus spécifiques sont à disposition des communes.
La numérisation des processus administratifs est une étape importante vers des prestations plus efficaces et adaptées aux besoins des usagers. ITSH - l’entreprise IT du canton de Schaffhouse s’est décidé à coopérer avec aforms2web afin d’atteindre cet objectif. Une fonctionnalité d’AFS particulièrement efficace (AFORMSOLUTION) est la gestion des multi-parties qui permet à différentes communes d’accéder au même formulaire sans devoir en élaborer la mise en page pour chaque commune. La création du formulaire spécifique à une commune s’effectue au moyen de CSS ou d’une mise en page sauvegardée sur le serveur des formulaires de chaque commune. Des éléments comme les logos des communes, les en-têtes et la charte graphique sont centralisées dans une banque de données et chaque commune y a accès.
Les communes de Gächlingen, Hallau, Hemishofen, Neunkirch, Schleitheim, Siblingen et Wilchingen ont déjà profité de cette fonction. Les prestations offertes par les communes comprennent les commandes de billets de paiement, les actes d’origine, l'attestation de domicile, l'annonce du chien, la location de bancs et de parking ainsi que des demandes de certificats de vie et certificats de bonnes mœurs.
L’utilisation des fonctionnalités multi-parties a considérablement réduit le volume administratif pour les communes. Une mise en page de formulaire, qui est créée une seule fois, peut être utilisée pour toutes les communes sans que d’autres adaptions soient nécessaires. Des contenus individuels tels que les destinataires, logos ou les valeurs prédéfinies dans les champs sont automatiquement intégrés au formulaire au niveau hiérarchique correspondant. Ainsi l’ITSH fait des économies de temps et de ressources qui peuvent être utiliser à d’autres tâches.
En tout, le succès de la coopération entre ITSH et aforms2web montre que l’utilisation des technologies modernes et des solutions numériques dans l’adminstration publique conduit à une efficacité et une satisfaction client améliorée. La mise à disposition de formulaires communs qui se basent sur le même modèle et dont les contenus sont personnalisés pour différents services, permet une administration efficace mettant les usagers au centre de ses préoccupations et en même temps de réaliser des économies en temps et en ressources.