Die Sozialversicherungsanstalt (SVA) St.Gallen hat mit der Einführung von AFORMSOLUTION (AFS) im Jahr 2018 einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung ihrer Versicherungsprozesse erreicht. Diese Implementierung ermöglicht es der SVA St.Gallen, Formulardaten strukturiert, validiert und vollständig zu erfassen und sie nahtlos in ihr elektronisches Archiv- und Workflowsystem zu integrieren.
Um den steigenden Kundenanforderungen gerecht zu werden und die Prozesseffizienz zu erhöhen, digitalisiert die SVA St.Gallen ihre Formulare mithilfe der AFORMSOLUTION-Software. Ein Proof of Concept (PoC) wurde mit dem komplexen Familienzulagenformular durchgeführt. Seit 2019 ist dieses digitale Formular im Einsatz und verzeichnet jährlich etwa 5.500 digitale Antragseingänge.
Vorher:
Nachher:
Die Quote der beim ersten Einreichen abgeschlossenen Anträge stieg von 35% auf 65%. Gründe für nicht erreichte 100% sind u.a. das Hochladen falscher Dokumente, Umgehung der Arbeitgeberweiterleitung und fehlende Daten von Ex-Partnern.
Die Digitalisierung der Formularprozesse durch AFORMSOLUTION führte zu einer erheblichen Verbesserung der Effizienz und Qualität. Die Durchlaufzeiten wurden im Durchschnitt um 70-75% verkürzt, was einer Reduzierung von 28 auf 7 Tage entspricht. Diese Umstellung resultierte nicht nur in einer schnelleren Bearbeitung digitaler Anmeldungen im Vergleich zu traditionellen Papieranmeldungen, sondern auch in einer verbesserten Datenqualität und einer gesteigerten Kundenzufriedenheit.
Die Umsetzung des Projekts brachte Herausforderungen mit sich, darunter technische Komplexität, ein anfänglich unklarer Entwicklungsumfang und die Koordination interner Ansprechpartner. Eine gezielte Kommunikation mit den Mitarbeitenden erwies sich als entscheidend für die Akzeptanz der neuen digitalen Prozesse. Die SVA entschied sich bewusst dafür, mit dem komplexesten Formular zu beginnen, was eine detaillierte Prozesslandkarte als Umsetzungsgrundlage erforderte.
Um eine komplexes Onlineformular, wie das Familienzulagenformular der SVA-St.Gallen umsetzen zu können, benötigt es eine umfassende Konzeptionsphase. Das Ergebnis dieser Phase ist in Abbildung 2 zu sehen. Die abgebildete Prozesslandkarte bildet alle Varianten ab, welche im Formular ausgewählt werden können. Ein Formular – viele Möglichkeiten.
Ein starker Partner für die Digitalisierung
Die SVA St.Gallen wählte aforms als Partner, der nicht nur eine benutzerfreundliche Lösung im Formularmanagement bietet, sondern auch umfassende Beratung beim Aufbau eines digitalen Formularbestandes leistet. Diese Zusammenarbeit ermöglicht es der SVA St.Gallen, selbstständig dynamische Online-Formulare zu erstellen und zu verwalten, wodurch die Transformation von Papier- zu Online-Formularen nachhaltig verankert wurde.
aforms verfügt über vielfältige Erfahrungen mit Formularumsetzungen im öffentlichen Sektor und ist damit für uns nicht nur Softwarelieferantin, sondern ein wertvoller Sparringpartner. Mit aforms können wir vom einfachen Bestellformular bis zum hochkomplexen Anmeldeformular alles realisieren. Wir profitieren von einer ausgereiften und etablierten Lösung sowie der hohen Beratungskompetenz unserer aforms-Partner.
Peter Ringeisen
Leiter Unternehmensentwicklung
SVA St.Gallen
Mit AFORMSOLUTION hat die SVA St.Gallen einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht. Die strukturierte und medienbruchfreie Datenerfassung optimiert die Prozesse, erhöht die Kundenzufriedenheit und spart Zeit sowie Kosten. Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass die Digitalisierung von Formularprozessen nicht nur die Arbeitsabläufe vereinfacht, sondern auch die Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte bildet.
Falls Sie sich die Formulare selber ansehen möchten können Sie diese hier testen:
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